PERSONDATAPOLITIK

1. Indledning

Riemann Advokatfirma agerer som dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, du afgiver før eller under etableringen af et klientforhold. Denne persondatapolitik (“denne Persondatapolitik”/”Persondatapolitikken”) gælder for alle de personoplysninger, vi behandler om dig.

På www.riemannlaw.com vil du altid kunne finde den gældende version af Persondatapolitikken.

Lovgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er Europa Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering (”Persondataforordningen”). I tillæg hertil kommer lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger vedtaget den
17. maj 2018 (”Databeskyttelsesloven”).

Alle spørgsmål vedrørende Persondatapolitikken, behandlingen af dine personoplysninger samt mistanke om manglende overholdelse kan rejses ved skriftlig henvendelse til advokat Anders Kildsgaard på [email protected]

2. Personoplysninger

Når du er klient hos os, ansat hos, eller på anden vis repræsenterer, en klient hos os, behandler vi diverse almindelige arbejdsrelaterede personoplysninger fra dig i form af bl.a. kontaktoplysninger som navn, telefon, e-mailadresse og øvrige almindelige oplysninger, som du giver os. Vi behandler også oplysninger, som påkrævet i henhold til overholdelse af hvidvaskloven i de sager, hvor dette gælder.

Når du eller den virksomhed, du er ansat hos, er leverandør til os, behandler vi almindelige arbejdsrelaterede personoplysninger om dig i form af kontaktoplysninger og lignende.

3. Formål med behandling

Klientrelaterede oplysninger, herunder om potentielle eller eksisterende klienter, ansatte hos disse eller repræsentanter for disse, behandles med henblik på at administrere klientrelationen og levere rådgivning. Det kan fx være med henblik på at sende og modtage sagsrelateret kommunikation, overholde bogføringsloven, hvidvaskloven samt Advokatsamfundets regler om god advokatskik.

Leverandørrelaterede oplysninger om leverandører, dennes ansatte eller repræsentanter, behandles med henblik på at administrere ordrer, herunder kommunikere med leverandøren og sikre revisions- og transaktionsspor.

4. Grundlag for behandling

Klientrelaterede oplysninger

Vi behandler dine almindelige personoplysninger forud for, at vi indgår en aftale. Det juridiske grundlag er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), hvorefter vi skal kunne håndtere henvendelser og lignende nødvendige forhold forud for aftaleindgåelsen.

Når vi etablerer et klientforhold, behandler vi de relevante almindelige personoplysninger til opfyldelse af klientforholdet. Det juridiske grundlag er enten Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig med henblik på at kunne opfylde vores aftale med dig eller vores legitime interesser, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, (f). Vi har en legitim interesse i at behandle de almindelige personoplysninger for løbende at kunne kommunikere med dig vedrørende den aktuelle sag samt i forbindelse med tidsregistrering og fakturering.

Derudover er vi retligt forpligtede til at behandle personoplysninger om dig i medfør af
hvidvaskloven og bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Vores hjemmel til denne behandling er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c) og Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, (a).

Leverandørrelaterede oplysninger

Når du eller den virksomhed, du er ansat hos, er leverandør til os, er det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger enten Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig, eller Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c) idet vi er retligt forpligtede hertil i medfør af bogføringslovens regler om regnskabsmateriale, eller vores legitime interesser, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, (f). Vi har en legitim interesse i at behandle de ovenfor beskrevne personoplysninger til brug for løbende at kunne kommunikere med dig vedrørende vores ordre samt at kunne dokumentere denne.

5. Deling af dine personoplysninger

Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som vi anvender som led i vores virksomhed. Fx leverandører mv, der bistår os med IT-ydelser, som drift og support, eller med administration, arkivering, økonomi og bogholderi. Vi kan også dele dine personoplysninger med eventuelle andre advokatfirmaer, som bistår med din sag.

Vi kan videregive dine personoplysninger til eksterne tredjeparter i form af offentlige myndigheder, modparter og andre advokatvirksomheder, hvis det sker som led i vores rådgivning eller i øvrigt er nødvendigt for håndteringen af din sag.

6. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger indtil, at formålet med at behandle dine personoplysninger ikke længere er til stede. Vi foretager en vurdering af, om den/de sager, vi har behandlet for dig, er endeligt afsluttet, og om der er andre særlige og saglige grunde til fortsat at behandle personoplysningerne. Vi behandler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger i mere end 10 år efter klientforholdets ophør.

Er du eller den virksomhed, du er ansat i, leverandør til os, behandler vi som udgangspunkt ikke dine personoplysninger i mere end højst 6 år efter en ordres gennemførelse.

7. Dine rettigheder

Indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler og har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til.

Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig

Begrænsning af behandling

Du har, under særlige omstændigheder, ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige
oplysninger.

Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger, hvis vores behandling er baseret på artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af Persondatapolitikken i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du vil gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder, skal du rette skriftlig
henvendelse til advokat Anders Kildsgaard på [email protected]

8. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

Hvis du er forpligtet til at afgive personoplysninger, vil dette fremgå i forbindelse med vores indsamling af oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de ydelser eller den rådgivning til dig, som du efterspørger, eller at vi ikke kan indgå i et samarbejde med dig.

9. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: [email protected] 

10. Opdatering af denne Politik

Vi gennemgår regelmæssigt Persondatapolitikken for at holde den opdateret. Persondatapolitikken kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Persondatapolitikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside www.riemannlaw.com sammen med en opdateret version af Persondatapolitikken.

Denne Politik er senest opdateret den 10. maj 2019